La Toma de Decisiones

Vamos a tomar✅ decisiones

Hoy vamos a comentar una de las cuestiones más importantes (todas lo  son) acerca de la Gestión de un Proyecto: la toma de decisiones.Ya comentamos en anteriores posts que un Director de Proyectos pasa como el 80% de su tiempo comentando con su equipo todos los pormenores del proyecto. Por eso es muy importante que antes de empezar el proyecto establezcamos unos procedimientos y mecanismos operativos básicos para que éste se realice de una forma más llevadera y nos quitemos de encima malos entendidos antes de empezar.

Si nos fijamos y lo analizamos bien, un proyecto es una es una toma de decisiones diaria que nos ha de llevar a la meta establecida: el objetivo. Para ello debemos tener claro dos conceptos:

1. Cómo vamos a tomar las decisiones
2. Quién las va a tomar.

Gestiona bien las expectativas del equipo para poder Sumar

El Director del Proyecto tiene que tener cuidado cuando en su equipo no se llega al consenso entre sus miembros, ya que podemos encontrar obstáculos que dificulten el camino y eso siempre se traduce en problemas. Un equipo es un grupo de personas con diferentes expectativas de éxito, por ello será importante identificar y gestionar bien dichas expectativas. Llegados a este punto creo que tenemos que diferenciar la toma de decisiones de un Dtor de Proyecto y la de los Directivos o Jefes.Estos últimos identifican el problema,buscan alternativas, se asesoran y toman la decisión independientemente de la información recibida ya que no están obligados por las opiniones de los demás. Fallarán siempre a favor de lo que “más favorezca a la empresa”.Un Dtor de Proyecto no puede encajar en este tipo de toma de decisiones, ya que en un proyecto las cosas no están tan definidas.Hemos de tener cuidado con no alterar el objetivo a conseguir,no afectar al calendario, al presupuesto…etcetera.

Las decisiones que tomamos pueden modificar los objetivos que hemos conseguido.

Por ello es tan importante que todos los participantes,patrocinadores,interesados y el Dtor del Proyecto,  tengan una visión unificada y conjunta del objetivo a conseguir. Existen muchos ejemplos y teorías acerca de este tema. Yo en particular he encontrado 3 fáciles y sencillas de utilizar :

1. LA MAYORÍA MANDA:exponemos ideas o nuestra posición,discutimos y votamos.La idea que obtenga +50% votos se llevará a cabo.
2. CONSENSO: cada uno de los miembros del equipo ha de estar de acuerdo antes de tomar y adoptar una decisión.Si no hay consenso, se desarrollan nuevas alternativas y se lanzan al grupo.
3. PEQUEÑO GRUPO DECIDE: elegimos a un grupo de personas con destacada experiencia relacionada con el proyecto y el líder decide pero con datos en la mano.

Ten cuidado con el tiempo, no siempre estará de nuestra parte.

Con esto perseguimos que todo el equipo se involucre y participe evitando famosas frases como “ese no es mi trabajo” o “no se enteran  yo lo hubiese hecho así”. Ahora bien todo esto es muy bonito pero hay una variable que nos pisa siempre los talones y nos respira detrás de la nuca: el tiempo. Por ello es muy importante que todo lo hablado anteriormente sea realizado  en las primeras fases del proyecto.

Y ya por último,también hay que destacar las celebres Cuestiones no Resueltas: “en la próxima reunión lo abordaremos”,”ya hablaremos sobre ello en la próxima reunión” que suelen ser también una losa a la hora de tomar una decisión.Para solucionar esto tan sencillo como recogerlas y hacer un seguimiento para evitar su pérdida y su oportuna resolución.

Con estos pequeños consejos podemos llevar a nuestra organización al éxito para la consecución de nuestro fin.

Y tú ¿como aplicas la Toma de decisiones en tu empresa?.

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Os invito a verlo y que saqueis divertidas conclusiones sobre el mismo.

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Los tres mitos de la Colaboración inteligente.

Adquirir y Desarrollar un equipo de Proyecto

Adquirir el equipo de proyecto es el proceso de confirmar la disponibilidad de recursos humanos y obtener el equipo necesario para completar las actividades del proyecto.El beneficio clave de este proceso consiste en describir y guiar la selección del equipo y la asignación de responsabilidades para obtener un equipo competente.

Desarrollar el equipo del proyecto es el proceso de mejorar las competencias,la interacción entre los miembros y el entorno general del equipo para lograr un mejor desempeño del proyecto.El beneficio clave de este proceso es que produce como resultado una mejora del trabajo en equipo,mejora de las habilidades y competencias personales,empleados motivados,reducción de las tasas de rotación de personal y un desempeño general del proyecto mejorado.

Pero …¿qué pasa cuando parte de tu equipo de trabajo es llamado a otras filas a otros proyectos de tu organización que parece que son más importantes del que estáis realizando? ¿Qué pasa cuando has descubierto talento en tu equipo y es utilizado a la vez en varios proyectos, muy diferentes para el que fue contratado? ¿Qué pasa cuando hay que compartir el talento en los diferentes proyectos de la organización? 

Colaboración Inteligente

 

Pues que es necesaria un tipo de colaboración muy especial y especializada:

LA COLABORACIÓN INTELIGENTE.

En el vídeo que aparece al final del post, podemos aprender cómo realizar este tipo de colaboración y los falsos mitos que existen sobre él.La web pertenece a Harvard Business Review, y en ella podemos encontrar una sección, que os la recomiendo, que se llama Whiteboard Session.Son vídeos cortos de una duración de entre 3 y 7 minutos.

A modo de resumen os pongo los tres pilares en los que se basa.

Es un tipo de colaboración que exige un alto grado de especialización y de continua formación.Los conocimientos que dominas hoy, puede que no te sirvan mañana.Las organizaciones se enfrentan a problemas complejos y necesitan tener diferentes puntos de vista para abordarlos.Por eso es más necesaria que nunca la colaboración inteligente.

NO debemos confundir la colaboración habitual en nuestro día a día con la colaboración inteligente.

Y el tercer mito es muy conocido por todos nosotros: la multitarea y los riesgos que conlleva.En el vídeo se nos muestra lo que hacer como Responsable del equipo de proyecto que tenemos a nuestro cargo para que las personas que lo conforman estén en permanente contacto con nuestro proyecto,ya que al ser colaboradores inteligentes van a estar saltando de proyecto en proyecto y no van a tener claro donde están cuando aterricen en el nuestro, donde empezaron.Tenemos que hacer de pasarela.

 

Aquí os dejo el link para que podáis verlo con subtítulos.Pulsar sobre el enlace.

Whiteboard sessions: The 3 Myths of Colaboration

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¿SEGURO QUE ESTÁS APROVECHANDO TODOS LOS RECURSOS DE TU EQUIPO?

Hoy os quiero hablar de algo que ya vaticino en el título de este post.¿Seguro que estás exprimiendo todos los recursos,habilidades o como lo quieras llamar de los miembros de tu organización?.Estamos viendo como las empresas,llámense fabricante de coches o de electrodomésticos ( a los anuncios de TV me remito ) están innovando gracias a los miembros de su organización.

 

Allí donde hay una empresa de éxito alguien tomó alguna vez una decisión valiente.Peter Drucker

No será la última ni la primera vez que un miembro de nuestra organización suba un día a nuestra torre de marfil, lo miremos con cara de «¿y que quiere este ahora?» y escuchemos la frase: «tengo algo que puede mejorar tal proceso o mejorar tal producto».

No todo es lo que parece: ni las ideas ni las personas.

Y desde aquí te digo que más te vale escucharlo porque los enanitos de la innovación se dejan ver poco por nuestras organizaciones pero cuando lo hacen,  producen la magia que todos buscamos: RESULTADOS.

No hay que olvidar que un informe del Foro Económico Mundial identifica tres principales habilidades para que cualquier organización pueda pasar el filtro de la Industria 4.0, a saber:

1. Resolución de problemas.
2. Pensamiento crítico
3. CREATIVIDAD.

Y aquí es donde quería llegar.Os quiero presentar a Nikita Golubev, un moscovita que ha llevado su creatividad y su arte a un océano azul un poco particular: los vehículos sucios.

 

Con sus manos,varios pinceles y la suciedad de los vehículos rusos como consecuencia de las obras del Mundial de Rusia 2018 ( eso hay que dejarlo claro)  ha creado maravillas de arte efímeras en fondo color blanco.Con ello ha conseguido llamar la atención de 28.500 usuarios en su cuenta de Instagram, de otros tantos en Pinterest,Facebook…etc.Todo un fenómeno de las redes sociales y que cumple con la regla tradicional empresarial de nuestro país: Bueno,Bonito y Barato ( en este caso GRATIS).

Aquí os dejo el vídeo que me hizo redactar este post.

Si ya lo has visto y has disfrutado del arte de nuestro amigo…quiero hacerte una pregunta:

¿Que habrías hecho si Nikita Golubev hubiera subido a tu torre de marfil y te hubiera comentado la posibilidad de aumentar el número de seguidores, ventas o una mejora en la empresa pintando coches sucios?

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No es lo mismo Conocer el camino que Andar el camino.

Muy buenas a todo@s y bienvenid@s a una nueva entrega de Gestión de Proyec7os ..cotidianos.Acabas de cumplir la primera de las misiones de una ELC: entrar.Ahora sigue leyendo (Leer) y al final del post Comparte conocimiento.

Ya tenía ganas de sentarme y escribir en el blog (cosas de la productividad ;-).Lo que ha despertado mi inquietud por escribir este artículo han sido una serie de publicaciones acerca de contrataciones de personal para formar equipos y desarrollar proyectos.Tarea ardua difícil para el departamento de RRHH.Todos hemos leído artículos que rezan: «los trucos para seleccionar al mejor equipo de proyecto» o «cómo elegir al mejor equipo de proyectos», «que cualidades hay que buscar para seleccionar al mejor candidato para liderar un equipo»…etc

Comenzamos…

Una de las primeras consecuencias es que la mayor parte de los CV están maquillados.Según artículos que circulan en la red, el 85% de los seleccionadores de personal han detectado «mentiras piadosas«, dándose cuenta de ello demasiado tarde.Todos queremos entrar en esa empresa líder en su sector (porque todas lo son) y para ello haremos todo lo que esté en nuestra mano para poder pasar ese filtro, esa llamada de atención del reclutador entre los cientos e incluso miles de CV.

Según AdQualis, además de buscar un buen perfil técnico con cierta experiencia laboral, se espera de ellos que tengan competencias como la adaptabilidad, capacidad para relacionarse con personas dentro y fuera de su equipo, la persuasión, la facilidad de comunicación y la disposición para trabajar por proyectos.(No me extraña que apostemos por la Inteligencia Artificial y los Robots)

 

Ya tenemos a los 6 candidatos que van a conformar ese gran proyecto que tenemos por delante.Llega el día en que todos se conocen, el día que conocen al Director del Proyecto, el día D en el que todo tiene que encajar y rodar.Pero los equipos, las personas, no somos piezas de lego a las que puedan darnos forma conforme avanza el proyecto, como dice el refranero español «cada uno somos de nuestra madre y nuestro padre».No hay ni existirá nunca un pegamento,ungüento mágico para unir a 6 personas y que todo vaya como la seda.Pero algún día hay que empezar…así que vamos allá.

Formar a un equipo son como las piezas de Lego..siempre sobra alguna cuando la acabas.

Comenzamos con buen pié los primeros meses, parece que todo va bien.Los plazos se van cumpliendo, los cambios sobre la marcha se van solucionando, el equipo en general responde.Pero surge una figura oscura a la que todo director de proyectos teme y a la vez respeta: EL TIEMPO.

Un lado oscuro que tentará a los miembros del equipo a despertar ese «yo» que habían ocultado en aquél proceso de selección tan riguroso y selectivo que diseñamos, a romper la integridad y el compromiso del que bebimos en jarras llenas los primeros días de proyecto, aquél que nos obligará a estar cada vez más pendiente de nuestro equipo, a unirlos por la fuerza, a crear soluciones temporales para problemas venideros …en definitiva a girar la cabeza hacía su Director de Proyectos, su líder, porque necesitan una respuesta, una luz, un guía ante tan gran provocación.

Recuerda: para ver la luz siempre ha de haber oscuridad primero

En este momento de incertidumbre el Director de Proyectos tiene que entender, tener muy claro que en ese preciso momento ha surgido lo que iba buscando desde que inició el proyecto, ha nacido su EQUIPO.

En este período de tiempo que han trabajado juntos, han interactuado, intercambiado opiniones y personalidades:

1.-Conocemos las actitudes y habilidades de cada uno de ellos: explotémoslas y mejorémoslas.

2.-Compartamos nuestros aciertos,nuestros errores, sin temor a equivocarnos, sin temor a prejuicios.

3.-Cada equipo es un mundo y como tal diferente a otros mundos, a otros equipos. NO intentemos trasladar lo que funciona en uno a otros equipos.

4.-Un equipo que respeta,que se hace respetar y se respeta a si mismo hace que su día a día y el de los demás sean brillantes.

5.-Haz que tu equipo vea siempre el lado positivo de las cosas: «No hay mal que por bien no venga»

6.-Haz que tu equipo se guíe por sus intuiciones cuando tome sus decisiones.

7.-Haz que tu equipo gane en confianza: para ello se necesitan experiencias y que mejor que las que se viven en un proyecto.

8.-Haz que tu equipo se sienta identificado con el objetivo del proyecto.

9.-Haz que tu equipo sea autónomo ya que cuánto más controlen sus ocupaciones y responsabilidades diarias, más confianza depositarán en el Director de Proyectos.

10.-Haz que tu equipo gane en inteligencia emocional y en competencias.

Harían falta muchos puntos más.Pero la clave está en aprovechar las oportunidades que nos ofrece el poder dirigir equipos de proyectos, ya  que si hemos plantado bien nuestra semilla germinará en nuestro macetero, en nuestra organización, y tendremos una continuidad, una línea a seguir.Hay que retener el valor en la organización.

Para terminar comparto la gran frase de Morpheo en Matrix y que resume todo en una sola línea:

NO ES LO MISMO SABER EL CAMINO QUE ANDAR EL CAMINO

 

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NO fundamentos para la Dirección de Proyectos:Aeropuerto de Berlín.

Muy buenas a todo@s y bienvenid@s a una nueva entrega de Gestión de Proyec7os ..cotidianos.Acabas de cumplir la primera de las misiones de una ELC: entrar.Ahora sigue leyendo (Leer) y al final del post Comparte conocimiento.

De nuevo con todos vosotros hoy os quiero hablar de una caso que me llamó la atención cuando lo leí ya que se trataba del gigante financiero europeo, la locomotora de Europa la gran megafactoria de contratación de ingenieros y demás….ALEMANIA

¿DESPEGAMOS?

Siempre nos hemos quejado en España de los 48 aeropuertos (Datos AENA 2017) que tenemos, ya que solamente el 15% de ellos es rentable siendo el resto 85% algo que nos pone los pelos de punta cuando nos sacan los datos de mantenimiento anual, que salen de las arcas de todos los españoles, y más cuando nos han recortado en casi de todo lo que se puede recortar.Pero parece que alguien lo ha hecho peor.(Los datos en porcentaje están en rojo porque no es mera casualidad que se cumpla la Regla de Pareto: 80/20)

La idea de que Berlin tuviera un gran aeropuerto y que fuera una referencia para toda Europa fue tomando forma en el año 2001 con el recién elegido alcalde Klaus Woweimer.Este nuevo megaproyecto tendría que sustituir a los tres aeropuertos ya existentes (Tegel,Tempelhof (ya cerrado),y Schönefeld) y convertirse en el más grande del continente con una afluencia diaria de 74.000 pasajeros, 2.220.000 pasajeros al mes casi nada…

COMIENZAN LOS PROBLEMAS

MALA GESTIÓN DE LOS INTERESADOS

«Identificar a las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el proyecto, para analizar sus expectativas,su impacto en el proyecto y desarrollar estrategias de gestión adecuadas a fin de lograr la participación eficaz de los mismos en las decisiones y ejecución del proyecto.»

Desde el primer momento se confió la construcción del aeropuerto a un consorcio privado aumentando la participación en el mismo con el Gobierno Berlinés,el Estado de Brandenburgo y el Gobierno Federal..casi nada.Un consorcio dirigido por politicos en vez de por especialistas

Cuando comienzan los problemas comenzamos a depurar resposabilidades.Pues «algunos» deciden que como el aeropuerto es una gran obra de ingeniería que de arquitectura los primeros que deben caer son los…arquitectos agrabándose el probelma aún más.( Y nos quejamos de los políticos de aquí)

Lo más curioso de todo es que se construyó en contra de los deseos de los berlineses,que según encuentas realizadas( 60% frente al 24% ) preferían las cosas como estaban antes.Un aeropuerto como el de Tegel más cercano,cómodo, pequeño y lo más importante: barato.

MALA GESTIÓN DEL TIEMPO

«Procesos requeridos para gestionar la terminación en plazo del proyecto.»

La fecha para su terminación, según su alcalde, era para 2007.Luego pasó a ser 2010,octubre 2012,2014…en el 2017 se ha pospuesto su gran apertura al año…2018.

MALA GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

«Procesos relacionados con planificar, estimar,presupuestar,financiar,obtener financiamiento,gestionar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto acordado.»

Cambios en la eleccion de materiales,sofisticados hangares para el nuevo air bus A-380,fallos en planos y seguridad contra incendios de las instalaciones,no consiguen que las luces se apaguen,no hay suficientes mostradores de facturacion,ni cintas de recogida de equipajes (hablamos en términos de 74.000 pasajeros diarios).

Las unidaddes de refrigeración son demasiados débiles para un peligro de sobrecalentamiento,se ha calculado mal las trayectorias de vuelo y las zonas de protección de ruidos,la cubierta de la terminal pesa más de lo que puede aguantar y asi hasta 20.000 defectos de gravedad.Construccion de una tercera pista de despegue que no estaba contemplada,ya que es muy probable que para cuando abra este se haya quedado pequeño.

Cuesta 20 millones de euros al mes en mantenimiento.

Después de lo expuesto anteriormente huelga decir que los fracasos en megaestructuras o grandes proyectos nos afectan a todos, sino tirar de hemeroteca y veréis.De aquí y lo que venga después debemos sacar buenas y productivas lecciones aprendidas para no cometer los mismos errores y ganar tiempo.

Todo esto demuestra que la corrupción, los sobrecostes y los fallos en las obras no son exclusivas de los países del Mediterráneo como nos hicieron creer….

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